배차사무원(운송사무원)은 어떤 업무를 할까? (직무 간략히 알아보기)

거두절미하고,

있는 그대로의 개인 레퍼토리를

이곳에 모두 담아보려고 한다.

 

개인적으로 이곳에 일하기 위해 잠시 배우며 인수인계를 받다가

나와는 도저히 맞지 않은 일이었기에 퇴사를 결심하게 되었다.

퇴사를 결심하는 일은 결코 쉬운 결정이 아니었다.

 

만약 배차사무원에 대해

(또는 배차계, 운송사무원, 화물운송사무원이라고도 한다.)

잘모르거나,

 

채용공고를 보고 처음 지원하게 될 경우

참고가 되었으면 하는 순수한 마음에서...

 

짧은 경험으로나마 쓰는 내용이기 때문에

단순히 그냥 참고만 하면 될 것 같다.

(배차사무원은 이런 일들을 하는구나 하는 정도...)

 

 

악의적인 비방 등의 목적이 일체 없으며,

과장되거나 허위의 내용을 쓴 것이 아니며,

특정 업체, 특정 인물 등을 적시하지 않았다.

 

실제 배차사무원, 화물운송업계 현직자 입장에서

생각차가 다를 수 있으므로 참고바란다.

 

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얼마전, 난 어느 컨테이너 화물업체에 취업을 한 적이 있다.

 

채용공고에는 "배차사무원(운송사무원)"이라 적혀 있었다.

(컨테이너 배차계, 또는 배차계, 콜배차라고도 한다.)

 

사실 난 '사무직'이라는 타이틀만 알고 지원했을 뿐,

"배차"라는 단어에 대해선 구체적으로 모르고 있었다.

 

배차사무원이라는 직종에 대해

네이버, 채용사이트 등 어디를 검색해보아도

관련 정보가 별로 없었고

세간에도 이 직종에 대해 잘 알려져 있지 않다.

 

컨테이너라는 이름도 함께 적혀있어서

무역사무원으로 자칫 혼동하기 쉽다.

(무역사무원과 하는 일이 전혀 다르다.)

 

대부분 사람들이 생각하는 사무직은

보통 회계 경리사무직, 행정직, 비서,

무역, 물류, 생산관리 사무직 정도다.

 

대부분 구직자들의 생각은 늘 한결 같겠지만,

 

사무직이라는 키워드를 검색하거나

경영, 회계 직종을 키워드로 넣고

일자리를 알아보다가

 

배차사무직,

또는 운송사무직이라 적힌 채용공고를 보고

막연히 사무직으로 알고 지원한 경우가 대부분일 것이다.

 

배차라는 단어에 대해 자세히는 모르지만,

(시내버스나 고속버스 시간표를 생각하기 쉽다.)

 

사무직이란 단어는 우리에게 아주 익숙하기 때문이다.

 

이력서를 넣은지 약 일주일쯤 지났을까...

면접을 보러오라는 연락을 받았다.

 

난 배차사무원으로 단 한번도 근무해본 경력이 없었기에

사실상 신입으로 들어가는 것이나 마찬가지였다.

 

면접 당시 면접관들의 질문은

여느 중소기업들과 다르지 않은 보편적인 질문들이었다.

(전직장 그만둔 이유, 전직장에서 어떤 일들을 주로 했는지,

자차 있는지, 출퇴근은 어떻게 할것인지,

합격 통보하면 바로 출근 가능한지 등등...)

 

면접을 본 후 몇시간 지나서였을까...

그날 오후 늦게

바로 출근하라는 합격 연락을 받았다.

 

그런데 다음날 아침에 바로 출근해야 한다고 말씀하셨다.

빨리 출근해달라는 것이다.

(입사에 필요한 주민등록등본, 통장사본 등 서류 안내도 없이...

매우 급한 모양이었던것 같다;;)

 

당황스러웠지만 그래도 합격연락을 받았기에

기쁜 마음으로 출근하였다.

 

남자 사무직,

그것도 나이 사십줄 앞둔

변변한 스펙도, 경력도, 기술도 없는

나같은 노총각을

어디에서 쉽게 받아줄리 만무하기 때문이었다.

 

사실 이때까지만 하더라도

수년간의 배차 업무 경력을 보유한,

낼모레 퇴사를 앞둔 전임자의 업무를

불과 단 몇일 만에 인수인계 받아야 한다는 사실을

까맣게 모르고 있었다.

 

면접때 그런 회사 내부사정에 대해

면접관으로부터 전혀 안내 받지 못했기 때문이다.

 

신입으로 입사하기 때문에

당연히 사수 밑에서

사수와 함께 계속 일하는것으로

난 그렇게 생각했었기 때문이다.

(당연한거 아닌가?)

 

입사 당일날 첫 출근하자마자

조촐하고 조그만한 사무실에 마련된 원형테이블에

중역간부 정도 되는 임원분과 첫 면담을 했는데,

 

전임자는 불과 몇일 뒤에 퇴사를 하니

업무 인수인계를 빨리 받으라고 하셨다...(맙소사..)

 

그 사실을 알게 되니 무척 당황스러웠다.

 

배차 업무가 정확히 어떤일을 하는지

영문도 모른채

입사 첫날부터 숨돌릴 틈도 없이

업무 인수인계가 급하게 시작되었다.

 

전임자는 수년간 쌓아온 배차 업무와

자신만의 업무처리 노하우를 갖고 있었기에

매우 능수능란하게

배차 관련 업무를 하나하나씩 나에게 가르쳐주셨다.

 

전임자는 굉장히 쾌활하고 붙임성이 좋은 외향적 성격이셨으며,

화물기사님, 거래처, 포워딩업체, 회사 동료 어느 누구하고도

정말 친하게 지내는 분이셨다.

 

또 그만큼 독하고 엄격하셨으며,

배차 업무에서 만큼은

칼같이 엄격하고 예민한 분이셨던걸로 기억한다.

 

예를 들어,

나에게 한번 실습으로 해보라고 해서

(어차피 몇일뒤에 내가 맡아서 해야하므로)

 

프로그램 입력창에 입력하는 방식이

자신이 생각하는것과 조금이라도 어긋나면

바로 소리지르며 지적하는 그런 분이셨다.

 

예전에 고등학생 시절

개인적으로 너무 무서워했던 기간제 영어선생님도

비슷한 성향이셨던걸로 기억한다.

 

(그런 성향의 사람들이 절대로 나쁘다는 것을 의미하지 않으므로

오해 없길 바란다.)

 

전임자분은 이 회사의 핵심 메인인력이나 마찬가지였다.

배차 관련해서 만큼은

자신이 맡고 있는 업무의 뼛속까지 모두 꿰뚫고 계셨기 때문이다.

 

나는 처음맡아서 하는 일이었으니

인수인계를 받는 동안

머리가 엄청 아프고 많이 힘들어졌다...

 

재빠르게 업무처리하면서 하나씩 알려주는

전임자의 말을 연습장에 속기하면서

무슨 말인지 도통 이해하기 힘들 정도였다.

(이런 기분은 겪어본 사람들만 안다.)

 

그리고 자신이 업무하면서 그동안 만들면서 관리했던

엑셀파일들을 컴퓨터에서 모두 지우고 퇴사하겠다고 하셨다.

혹시 그 파일을 제가 써도 되는지 정중히 물어봤더니

본인이 알아서 엑셀파일 따로 만들라며

칼같이 선을 그으셨다.

 

그 파일에는 전임자가 오랫동안 배차 업무를 하며 습득한

화물차량 배차 현황 관리를 위한

다양한 서식들이 각 시트별로 정리돼 있었다.

전부다 본인이 수년간 터득하면서

직접 만드셨다고 한다.

 

그 엑셀 파일들을 다 지우고 나가겠다고 하니

솔직히 겁이났다.

 

수년동안 배차 업무를 맡아온 전임자의 업무를

무경력 신입이 불과 몇일만에 인수인계를 받는다는 것은

아무것도 모른채 들어온 입장에선

상당히 어렵고 부담스러운 일이었다.

눈앞이 캄캄했다.

 

이 정도면 신입이 아닌

경력직을 뽑았어야 하는게 맞는거 아닌가...

곧 몇일 뒤에 퇴사 앞둔 수년 경력의 주임급 직원한테

몇달 트레이닝 해도 적응할까 말까한 배차 업무를

신입에게 불과 몇일만에 인수인계를 한다니...

 

더군다나 이런 상황에서

전임자가 하고 있는 업무 수준까지 도달할 만큼

온전히 인수인계를 받는다는 것은

사실상 불가능한 일이었다.

 

 

배차 업무가 이 정도 스케일 일거라곤

감히 상상도 못했기 때문이다...

 

 

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배차 업무의 전체적인 흐름은 의외로 간단하다.

 

(회사마다 업무 특성 차이가 크기 때문에

단순히 참고만 하여 주시길 당부드린다.

현직자 입장에서 볼때 많은 차이가 있을수 있다.)

 

 

거래처(공장)로부터 주문(오더)을 받으면,

 

컨테이너 추레라 기사님들에게

어느 항만터미널로 가서 해당 선사의 컨테이너를 가져오라고 한 후,

(이를 공컨상차-또는 출고라고 한다.)

 

그 컨테이너를 다시 거래처(공장)로

몇월 몇일, 몇시까지 도착하라고 기사님께 안내한다.

 

이때 해당 컨테이너의 선사, 수출국가명(인도, 러시아, 미국 서배너항, 슬로베니아 코퍼항 등 나라가 아주 다양하다.),

거래처 공장 위치와 도착해야할 시간을

기사님들께 정확하게 안내해야 한다.

 

안내할땐 카톡을 많이 쓰며,

급할땐 전화로도 한다.

특히 전화할땐 필요에 따라 서로 오고간 대화에 대해

통화녹음도 많이 한다.

추후 문제가 생겼을때 분쟁을 막기 위한것 같다.

 

이러한 안내는 수십여대가 넘는 추레라 기사님들께

한분 한분씩 일일이 멘트를 써서 카톡으로 전송해야 하기 때문에

일반적인 비즈니스에서 쓰는 정중한 문장이 아닌,

배차사무원과 추레라 기사님들끼리만 서로 통하는

"은어" 같은것을 많이 쓴다.

 

그리고 도착한 거래처에서 컨테이너에 수출에 필요한 물건을 싣고,

 

씰(컨테이너를 잠그는 자물쇠 같은 것이다.

한번 잠궈버리면 사람 손으로 직접 해체할 수 없다.)

체결 후,

 

어느 항만터미널로 다시 도착해서

컨테이너를 적컨하차(또는 입고라고 한다)시키면 된다.

 

이 순간에 다른 거래처부터 추가 오더를 받거나,

이전에 추가 오더 받는 사항이 있을 경우,

항만터미널에서 적컨하차 중인 해당 추레라 기사님께

다시 어느 선사의 컨테이너 출고 요청을 해서

또 다른 거래처로 물건 실으러 이동할 수 있도록 재안내하는 것이다.

 

위의 작업들이 매일 계속 반복되는 것이다.

 

 

특히 컨테이너를 출고할때, 물건 상차 후 씰 체결할때는

기사님들이 컨넘버와 씰넘버가 보이도록 사진촬영해서

배차사무원에게 카톡으로 전송해준다.

그 사진들을 모두 하나씩 확인해서 실제 컨테이너 넘버와 씰넘버가 일치한지,

(특히 씰의 경우에도 해당 선사에 맞는 씰을 써야한다.)

 

해당 거래처에 그 컨테이너가 가야하는게 맞는지,

해당 선사가 맞는지,

해당 항만터미널로 들어가는 것이 맞는지도

모두 체크하면서 진행해야 한다.

 

그리고 포워딩업체를 통해

해당 선사의 부킹번호들을 확인하면서 진행해야 한다.

 

 

 즉, 배차사무원은

화물차량 기사님과 거래처(공장),

그리고 항만터미널과 포워딩 업체들 사이에서

조정하고 통제하는 역할이라 보면 된다.

그만큼 책임이 막중한 업무다.

 

이러한 전체적인 흐름들을 컴퓨터의 프로그램과

엑셀 등을 활용해서 전산 입력을 하고,

운행일지(회계 업무에선 전표 역할과 같은 중요한 증빙이다.)도 작성하고,

 

거래처, 포워딩 업체, 화물기사님들과 지속적인 커뮤니케이션을

해야 하는 일이라 할 수 있다.

 

회계사무원이 이카운트, 세무사랑, 더존을 쓴다면,

배차사무원은 "이트랜스"라는 프로그램과

각 항만터미널에서 사용하는 프로그램들,

거래처에서 쓰는 자체 프로그램들까지

동시에 사용한다.

 

커뮤니케이션 수단은 카카오톡을 주로 많이 사용하며,

전화도 상당히 많이 하는 편이다.

(일반적인 총무, 경리사무원의 전화 응대 횟수보다

훨씬 많은 편이므로 참고바란다.)

 

이러한 일들을 하는 것이 바로 배차사무원이다.

배차 업무는 큰 그림으로 보면

간단해 보이지만,

 

그 속을 들여다보면

상당히 복잡한 변수들이 많고,

막중한 책임감과

빠른 순발력이 요구되는 직무라 할 수 있다.

 

그래서 화물업계에 오랫동안 종사한 면접관들은

"단순 반복 업무"라는 점을 강조하나,

(큰 그림으로 보면 단순 반복 업무인것은 맞다.)

 

처음 이 직무를 접하는 사람들에겐

결코 쉽거나 편한 업무가 아니라는 점을

미리 인지하길 바란다.

 

 

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위에서 배차사무원에게 요구되는 스킬과 능력이 어떤게 필요한지,

어떤 특성을 갖고 있는지

어느 정도 짐작할 수 있을 것이다.

 

 

워크넷, 사람인 등에서 흔히 볼 수 있는

배차사무원(운송사무원) 채용공고에서

공통적으로 명시되는 지원조건들은 다음과 같다.

 

- 학력 : 무관

 

- 연령 : 특별히 제한을 두지 않음

 

- 성별 : 남녀무관

 

- 자격증 : 특별히 우대하는 자격증 없음

 

- 요구되는 업무능력 : 엑셀, 컴퓨터사용, 빠른 순발력, 처세술

(※ 전화응대, 카톡 업무하는데 거부감이 전혀 없어야 한다.)

 

- 근무시간 : 보통 주 5일제 근무를 하지만,

화물운송업계 특성상

주 6일제, 또는 격주 토요일 근무하는 곳들도 많다.

 

- 기타 : 보통 신입보다는 경력직을 더 선호하는것 같다.

(배차 업무를 숙달하는데 많은 시간이 소요되기 때문)

 

 

특히 화물운송업계 특성상

조출(실제 출근시간보다 더 일찍 출근해서 근무), 주말근무를 하는 곳들도 있다.

(거래처에서 이른 새벽이나 주말에 출하하는 경우가 많기 때문임)

 

이 부분은 채용공고에 따로 명시하지 않기 때문에

면접때 꼭 물어보도록 하자.

 

 

 

※ 사용하는 프로그램은?

 

'이트랜스(eTrans)'라는 프로그램을 쓴다.

휴대폰에도 어플을 설치하는게 좋다.

 

(그 이유는 휴일에도 재택근무 식으로 계속 일해야하기 때문이다.

이 부분은 나중에 추가 기술하겠다.)

 

회계프로그램(세무사랑, 더존아이플러스)처럼

복잡한 전표 입력이나 신고를 하진 않으나

처음엔 다루는게 상당히 어렵다.

 

그 이유는 우리가 통상적으로 생각하는 '복사' '수정'의 개념과

다르게 입력하는 룰이 있기 때문이다.

 

예를들어, 회계프로그램은 전표를 수정하게 되면

기존 전표가 바뀌지만

이트랜스에서 입력된 컨테이너 정보를 수정하면

새롭게 다른 컨테이너 정보가 생성된다.

 

회계프로그램에선 '복사'라는 개념을

이트랜스에선 '수정'이라는 개념으로 이해해야 한다.

 

처음엔 원리를 이해하기 힘들지만

몇 개월을 계속 입력하다 보면 적응이 되는듯 하다.

실제 전임자분도 수개월 이상 다루면서 적응했다고 한다.

 

문제는 매우 꼼꼼하고 신중하게 입력해야 한다는 것이다.

또 프로그램의 매뉴의 위치를 정확히 알고 있어야 하고

빠른 순발력도 있어야 한다.

 

오더(주문)를 받으면 빨리 배차해서

화물기사님들을 항만터미널과 거래처로 보내야 하는데,

계속 입력을 지체하고 늦어지면 안되기 때문이다.

 

또 입력을 자칫 실수하게 되면, 돌이킬 수 없는 큰 문제가 생길 수 있다.

꼼꼼함은 필수 중의 필수다.

 

이트랜스(eTrans)에 데이터를 입력하면

입력된 데이터들은 각 항만터미널에서 운영하는

자체 프로그램에 전송, 동기화된다.

(아이폰에서 쓰는 아이튠즈처럼 생각하면 된다.)

 

드물게 거래처에서도 자체적인 물류 프로그램을 쓰는 경우가 있다.

이 경우, 해당 거래처에서 쓰는 프로그램 사용법도 모두 익혀야 한다.

 

결론적으로 배차사무원이 쓰는 프로그램과 증빙서류는

 

(1) 이트랜스,

(2) 각 항만터미널에서 쓰는 프로그램들,

(3) 거래처에서 쓰는 프로그램들,

(4) 운행일지이며,

 

위의 프로그램들과 운행일지 작성방법을

모두 익혀서 다룰 줄 알아야 한다.

(초기에 계속 트레이닝 하면서

각 프로그램들의 매뉴 위치와 입력 및 전송방법,

운행일지 작성방법들을 반드시 익혀야 한다.)

 

그리고 추가로 엑셀을 쓴다.

엑셀은 피벗테이블까지 만들 수 있을 정도의

실력이 필요하다.

 

회계처럼 데이터를 가지고 여러가지 분석 업무들을 많이 한다.

 

ITQ 엑셀 A등급 받을 수 있을 정도의

실력이면 될것 같다.

 

아주 기본적이고 간단한 함수, 기능들만 겨우 사용할 줄 안다면

일하는게 많이 힘들수 있다.

 

 

 

1. 배차는 말그대로 시간이다.

시간의 개념을 정확하게 알고 이해해야 한다.

 

우리가 일상에서 접하는

시외버스터미널  시간표,

시내버스 시간표,

KTX SRT 시간표,

그런 시간표들을 짜는 역할과 비슷하다고 할 수 있다.

 

단순히 시간표를 짜는 것이 아니다.

 

차고지에서 항만터미널로 출발해서

컨테이너를 출고하는데 걸리는 시간,

항만터미널에서 해당 거래처로 이동하는데 걸리는 시간,

해당 거래처에서 물건을 싣고 다시 항만터미널로 가는데 걸리는 시간,

이러한 소요 시간들을 모두 파악할 수 있어야 한다.

(컨테이너 선사의 출항 스케줄 확인은 당연히 필수다.)

 

즉, 내가 배차관리하고 있는 화물차량들의 실시간 이동 동선을 모두 파악할 수 있어야 한다.

 

실시간으로 해당 화물기사님들이 어디에 위치하고 있으며,

화물기사님들이 운행하는 화물차량의 종류는 무엇인지,

거래처로 가야하는 컨테이너의 종류는 무엇인지,

(트레일러에 싣는 컨테이너의 경우, 그 종류에 따라 40피트(FEU)와 40피트 하이큐빅, 20피트(TEU) 등 종류가 상당히 다양하다.)

 

그 화물차량이 어디로 이동하고 있는지,

어느 곳에서 어느 거래처까지,

어느 항만터미널까지 이동하는데

어느 정도 시간이 소요되는지 등을

모두 실시간으로 파악할 수 있어야 한다.

 

또한 거래처별로 점심시간은 몇시부터 몇시까지인지,

출하 마감시간은 몇시까지인지,

 

항만터미널의 점심시간은 몇시부터 몇시까지이며,

출입 마감시간은 몇시까지인지도

모두 파악하고 있어야 한다.

이 시간에는 화물차량 배차가 어렵기 때문이며,

화물차량 기사님들의 점심시간까지도 모두 고려해야하기 때문이다.

 

화물차량은 업체마다 다르지만

보통 많게는 한 명의 직원이 몇십여대 배차를 담당하기도 한다.

 

또 해당 화물기사님이 단거리로 운행하는 경우,

타 지역 등 장거리로 운행하는 경우 등에 소요되는 시간들도

모두 고려해서 배차를 해야한다.

 

그래서 배차 업무에 시간의 개념에 상당히 익숙해져야 하고,

시간에 맞게 화물차량과 거래처를 적절하게 배차할 수 있는

능동적인 판단력을 갖춰야 한다.

 

 

2. 회계, 세무신고는 기한이 정해져 있지만,

배차 업무는 그날 하루하루가 모두 신고기한이다. 순발력은 필수다.

 

원천세 신고는 월급 지급일로부터 다음달 10일까지,

전자세금계산서 발급 마감기한은 공급일자로부터 다음달 10일까지,

부가세 신고기한은 분기별로 귀속기간의 그 다음달 25일까지,

법인세 신고기한은 익년도 3월 말일까지.....

 

회계와 세무신고 기한은 이렇게 법정기한이 정해져 있기에

그 기한내에 끝내면 된다.

시간적 여유가 어느 정도 있다.

 

하지만 배차 업무는 다르다.

배차는 그날 오더를 받으면 그날 모두 다 처리해야 한다.

그날이 모두 신고 마감기한이라 생각하면 될것 같다.

그때그때 다 처리해야 한다.

 

기간이 정해져 있는 경우도 있겠으나,

거래처에서 요구하는 사항에 따라 납기일은 모두 맞춰져야 한다.

 

이는 배차 업무를 하는 하루하루가

얼마나 분주하고 바쁜 일인지 짐작케 할 수 있다.

 

빠른 업무처리 순발력이 요구된다.

 

 

3. 성격이 외향적이고 적극적이고 용감하며,

처세술이 좋은 성격이어야 한다.

 

실제 나에게 업무 인수인계를 해주셨던 전임자분도

굉장히 외향적이고 붙임성이 좋고 말수가 많으셨으며,

사람들의 비위를 잘맞춰주는 분이셨다.

또 업무처리에 대해 담대하고 용감하게 하셨다.

 

그러한 성향이었기에

그만큼 독한 마음으로 수년간 배차 업무가 가능하셨던것 같다.

 

배차사무원(운송사무원)은 중간 역할로써

많은 거래처 담당자들과

화물차량 기사님들, 포워딩업체, 항만터미널 담당자 등

수 많은 사람들과 소통을 원활히 해야 하고,

통제, 조정 역할을 해야 하는 직무다.

 

커뮤니케이션 능력은 당연히 필수라 할 수 있다.

 

특히 컨테이너 배차의 경우,

컨테이너와 씰별로 넘버(번호)가 모두 다르고,

해당 넘버에 따라 가야하는 거래처,

부킹번호별 선사, 국가, 항만터미널이 모두 다 상이하기 때문에

(특히 거래처들 중엔 지역에 분산되어

여러개의 공장을 갖고 있는 경우도 많다.)

 

자칫 말 한마디 잘못하거나

입력을 잘못하게 되면

큰 사고를 불러일으킬 수 있다.

 

이 말은 반대로,

성향이 내성적이고 소극적이며,

겁이 많고 잔걱정이 많은 새가슴 성향이라면

배차사무원 업무에 적응하기

매우 힘들수 있다.

 

만약 그런 성향이라면

이 업무에 대해 내가 장기적으로 할 수 있을지

진지하게 고민해봐야 한다...

 

 

 

4. 정신적 스트레스를 많이 받는다.

 

위의 3번 내용에서 언급한 사항과 비슷할 것이다.

 

전체 흐름만 간단할 뿐,

우리 회사가 관리하는 화물차량 기사님들께

적절하게 배차(이를 "공정배차"라고 한다) 해야하고,

화물차량 기사님들의 각자의 성향과 상황도 모두 파악해야하고,

이동 상황도 실시간으로 계속 체크해야 할 뿐만 아니라,

예상치 못한 돌발상황들도 많이 일어난다.

 

특히 점심시간은 물론 퇴근시간에도 문제가 생기면

그때그때 계속 대응을 해야하기 때문에

이 과정에서 많은 정신적 스트레스와 피로가 생길 수 있다.

 

보통 오랜 기간 동안 업무 트레이닝으로 숙달된 사람들은

이러한 상황들이 그리 낯설기 않기에 쉽게 대응하지만,

처음 배차 업무를 맡는다면 초기에 많이 힘들 수 있다.

 

 

5. 내근직이다.

 

보통 실무를 담당하는 배차사무원은

특별히 외근을 나갈일이 없다.

 

거래처 영업,

차량등록사업소 및 환경부 등 관공서 업무와 같은

외근 업무는 사장님과 임원분들,

주로 높은 직급분들이 하는것 같다.

 

 

6. 사무직이라 해서 마냥 편한 것은 아니다.

업무 강도가 대체로 높은 편이다. 돌발 상황도 많이 일어난다.

 

표면적으로 보면 사무실에서 전산 입력하고 전화하는

간단한 일로 보이겠지만

배차사무원은 절대로 편한 일은 아니다.

 

계속 사무실에 상주하며 컴퓨터와 전화기를 항상 붙잡고 있어야 하며,

화물차량 기사님들의 이동 동선과 시간,

거래처들의 출하 상황 등을

실시간으로 모두 파악하고 있어야하기 때문이다.

 

배를 항해하며 키를 잡는 선장처럼 말이다.

주말 휴일에도 재택근무를 해야할 수 있는 점을 감안해야 한다.

 

거래처들 중엔 이른 아침, 새벽에 배차를 요청하는 경우도 많다.

 

이럴 경우,

실제 출근시간보다 더 일찍 출근해서(조출)

처리해야 하는 경우도 많이 겪을 수 있다.

 

거래처가 이른 아침에 계속 배차 오더를 한다면

사실상 매일 조출을 해야한다.

(면접 볼때 근무시간을 꼭 물어보자.)

 

또한 업무 중 예상치 못한 돌발상황도 많이 일어난다.

예를 들어, 화물차량이 갑자기 사고가 나거나

지정된 부킹번호가 모두 소진되거나

컨테이너에 체결해야 하는 씰이 부서졌거나

부킹번호에 오류가 생겨 항만터미널 출입이 안되거나

화물차량 기사님 또는 거래처 등과의 문제 등

여러 문제들도 많이 일어난다.

 

이러한 돌발상황들에 대해 침착하게 대응할 수 있는 능력이 필요하다.

 

 

7. 신입이 배차업무를 트레이닝하는데 많게는 수개월 이상 소요된다.

 

배차 업무는 일단 제대로 숙달되면

사실상 내 업무가 된다.

회사내 어느 누구도 쉽게 건들 수 없게 된다.

 

그렇게 하는데 적어도 수개월 이상은 소요되는것 같다.

 

실제로 전임자분도 오랫동안 계속 트레이닝하며 부딪치고 배우면서

지금의 이 자리까지 올 수 있게 되었다고 한다.

 

채용공고에 배차사무원(운송사무원)을

신입이 아닌 경력직을 주로 뽑는 것도

이 때문인것 같다.

 

 

8. 동종업계 이직이 쉽다.

 

배차업무가 제대로 숙달되면

동종업계 이직이 쉬운것 같다.

특히 울산, 부산, 군산, 인천, 창원 등

항만도시에는

이러한 관련 직종의 회사들이 많다.

 

배차 업무를 제대로 배우고

이트랜스(eTrans) 프로그램과 각 항만터미널 프로그램,

그리고 엑셀을 능숙하게 다룰줄 안다면,

이직도 쉽게 할 수 있는것 같다.

 

보통 회계사무원은 각 회사별로 채용인원이 적고

공급이 많아 지원자수도 많고

그만큼 입사하는게 어려운 반면,

 

배차 사무원은 인력시장이 그리 크지 않기에

입사지원자수도 많지 않은것 같다.

 

경력연수가 높을수록 임금 협상에서도 용이한 위치를 갖게 되는것은

적어도 이 직종에서는 어쩌면 당연한 일인것 같다.

 

 

9. 워라밸이 힘들다.

 

화물기사, 거래처, 포워딩 업체들과 대화하는 주요 수단은

전화, 그리고 카카오톡을 많이 쓰는것 같다.

상상 이상으로 많이 쓴다.

 

아침에 출근하면 어마무시하게 쏟아져 들어온

화물차량 기사님들과

거래처들의 카카오톡 알림을 먼저 보게 될 것이다.

 

이는 결국 친구, 지인, 가족 등 사적 연락이 많이 힘들어질 수 있음을 의미한다.

 

항만 특성상 주말에도

회사 관련 업무를 집에서 재택근무로 계속 해야할 수도 있다.

 

위에 2번에서 설명한 것처럼

오더가 들어오면 그날그날 다 배차하고 마감을 해야하기 때문이다.

 

또 대부분의 화물 관련 회사들은 적은 직원수를 두고 있는

영세한 사업장인 경우가 많기 때문에

(실제로 면접보러 사무실 가보면 별로 넓지 않은 작은 공간에

책상과 컴퓨터 몇대만 있는 경우가 많다.)

 

배차 업무를 사수/부사수가 아닌

한 사람이 일괄적으로 모두 맡아야 할 수도 있다.

 

이는 결국 연차, 휴가 사용 등이

생각보다 자유롭지 못함을 의미하며,

워라밸을 중요시 생각하는 사람에겐

배차사무원은 결코 추천해주고 싶은 직종이 아니다.

 

특히 미취학 자녀가 있는 경력단절 여성들이

배차사무원을 막연히 사무직으로 알고 이력서를 넣는 경우가 많다.

이런 경우엔 배차업무를 하지 않는게 좋다.

 

연중 배차 오더를 계속 붙잡고 있어야하기 때문에

외출이나 조기퇴근, 근무시간 조정(탄력적 근무), 병가 등 

육아에 따른 업무 이외의 개인 가정사에 시간 할애가 매우 어렵기 때문이다.

실제로 전임과분과 다른 직원분도 모두 미혼이었다.

(당연히 나도 미혼이다.)

 

 

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회사마다 근로조건이나 근무상황이 모두 상이할 수 있으므로

위에 언급된 내용들은 순전히 내가 직접 겪어보고

들은것만으로 작성하였으므로

단순히 참고만 하길 바란다.

 

배차사무원은 누군가에겐 굉장히 좋은 커리어와

자신의 가치를 높일 수 있는 일이 될 수도 있고,

 

또 다른 누군가에겐 끝없는 스트레스와

정신적 압박과 부적응의 연속이 될 수도 있는

양날의 칼을 갖고 있는것 같다.

 

보통 물류운송업은 요식업과 마찬가지로

업무 강도가 상당히 높은 편이다.

 

이러한 점들을 감안하고 배차사무원을 선택할지

고민해보고 이력서를 넣는게 좋다.

 

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특히 면접때 신입으로 입사할 경우,

 

사수와 함께 계속 트레이닝하면서

근무를 하는 형태인지,

 

아니면 곧 퇴사를 앞둔 전임자나

이미 퇴사해버린 전임자에게 업무 인수인계를 받고

투입해야 하는 일인지,

 

면접관에게 잘 물어보고 꼼꼼히 체크하는게 좋다.

 

실제로 이 상황을 모른채 무작정 입사했다가

큰 낭패를 본적이 몇번 있었기 때문이다.

 

 

경력직도 마찬가지다.

 

예를 들어, 회계 경리직으로 입사한다고 해도

재무회계와 출납, 자금일보 작성의 기본 흐름은 알지언정,

 

아무리 경력직으로 들어온다 한들

새로 입사하는 회사에서의 업무 체계와

내가 전직장에서 해본 업무 체계가

많이 다를 수 있으며,

 

생각지도 못한 일들을 더 맡아야 할 수도 있다.

 

일정 기간,

길게 잡아도 한 달 가량은,

신입, 경력을 막론하고

전임자에게 업무 인수인계를 받아야 하는것도 바로 이 때문이다.

 

 

(사례1)

 

입사 당일날 출근했더니

이미 퇴사하고 사무실에 근무 안하는 전임자 직원이

사장님이 사정사정 겨우 부탁해서

한두시간 잠깐 시간내어 회사에 들러

머리 아프게 못알아들을 정도로 인수인계 해주고는

"저 인수인계 다했어요! 이제 됐죠?"하고

그냥 가버리는 상황도 있다.

 

이런 전임자들은 한결같이

이후에 업무상 궁금한거를 개인적으로 물어봐도

카톡 답장도 잘 안해주거나 대충 대답해주는

불친절함(?)을 보여주는 경우가 많다.

 

그리고 인수인계 해줬던 전직장에는

두번 다시 찾아오지 않는다.

 

특별히 부서 이동이나 조정없이

계속 키를 붙잡고 있어야 하는 업무임에도 불구하고,

후임자 선임 없이 바로 퇴사했다는 것은

회사와 전임자 직원 간의

어떤 안좋은 일이나 트러블이 있었을 가능성이 매우 높다.

 

 

(사례2)

 

입사 첫날 출근했더니

낼모레 퇴사를 앞둔 직원에게 갑자기 인수인계를 받아야하는

상황을 겪을 수 있다.

(이런 회사들은 보통 면접때 얘기를 안해주고,

입사하고 나서 상황을 설명해주더라...)

 

 

위의 사례들처럼 막연히 회사에 입사했다가

생각지도 못한 상황에서 인수인계를 받아야 하는

뒷통수를 언제든 당할 수 있다.

 

특히 중소기업들은 이런 경우들이 굉장히 허다하다.

 

면접관들이 그런 회사의 내부사정까지

지원자들에게 세세하게 설명을 안해주기 때문이다.

 

면접관들은 대체로 회사의 높은 사장님이나 중역간부들이기 때문에

실무를 담당하는 아래 직원들의 구체적인 경황을 모르고

채용하는 경우가 많기 때문이다.

 

잘 알아보고 가는게 좋다.

 

- 끝.

 

 

 

※ 본 글은 배차사무원이라는 직종에 대해

처음 접하거나 잘모르는

구직자, 면접자, 예비 신입직원들에게

참고하는데 작은 도움을 드리고자 하는 목적에서

경험자 입장에서 작성하였습니다.

 

악의적인 비방 등의 목적이 일체 없으며,

허위나 과장으로 쓴 내용이 없으며,

특정 업체와 인물 등을 적시하지 않았습니다.

 

회사마다 근무조건, 업무내용 등이 모두 상이하므로

실제 배차사무원 종사자와 화물업계 현직자 입장에서

생각차가 다를 수 있는 점 참고 바랍니다.

 

 

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